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Par la présente déclaration de protection des données, nous vous informons de la manière dont nous collectons et traitons les données personnelles, dans le cadre de nos relations d'affaires avec nos clients (employeurs affiliés), les assurés actifs et les bénéficiaires de rentes, ainsi que sur notre site web. La description qui suit n'a aucune prétention à l'exhaustivité. Les situations spécifiques seront réglées dans d'autres documents de la fondation Prévoyance FinTec (ci-après: Prévoyance FinTec). Le traitement des données décrit dans la présente déclaration de protection des données relève de la responsabilité de Prévoyance FinTec, c/o arcasia ag, Monbijoustrasse 68, 3007 Berne.
Si vous transmettez à Prévoyance FinTec des données d'autres personnes (en tant que responsable de ces personnes), vous devez veiller à ce qu'elles aient connaissance de la présente déclaration de protection des données. Et si c'est vous qui lui transmettez des données personnelles, Prévoyance FinTec part du principe que vous ne le faites que dans le cadre de ce qui est autorisé, que vous en avez informé les personnes concernées et que leurs données personnelles sont correctes.
Dans la mesure où ils se trouvent sur notre site web, nous déclinons toute responsabilité pour les liens renvoyant aux sites de tiers. Le fait de cliquer sur un lien externe relève exclusivement de votre propre responsabilité.
Lors du traitement des données, nous respectons les dispositions de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et celles du règlement général européen sur la protection des données (RGPD), si et dans la mesure où elles sont applicables.
On entend par données personnelles toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable.
Nous traitons en premier lieu des données personnelles que nous recevons dans le cadre de nos relations d'affaires avec nos clients, assurés et bénéficiaires de rentes ainsi qu'avec nos partenaires commerciaux, sur la base d'un mandat ou d'un autre rapport contractuel ou par voie de correspondance (électronique ou postale) de ces personnes et d'autres personnes concernées, ou alors que nous collectons lors de l'exploitation de notre site web ou d'autres applications.
Nous collectons vos données principalement auprès de vous. Dans la mesure où c'est autorisé, nous obtenons également des données personnelles de sources accessibles au public (p. ex. médias, Internet) ainsi que de registres publics (p. ex. registre du commerce, registre des poursuites, registre foncier). En raison de notre activité, des données sont également susceptibles d'être mises à notre disposition par des tiers, notamment par vos collaborateurs, d'éventuels mandataires, les autorités, etc. Il se peut que nous recevions des données vous concernant dans le cadre de la correspondance et d'entretiens avec des tiers ou des personnes de votre entourage (p. ex. références, votre adresse pour les livraisons, procurations, données relatives au respect des prescriptions légales, données des banques, assurances, partenaires de distribution et autres, afin de pouvoir conclure ou exécuter des contrats avec vous).
L'étendue des données que nous enregistrons dépend de l'existence et de la nature de la relation contractuelle ou d'affaires entretenue avec vous. En règle générale, il s'agit du nom, de l'adresse, de la date de naissance, du lieu d'origine, de l'état civil, des données du conjoint ou du partenaire, des données relatives aux enfants (nom, date de naissance, justificatifs de formation, coordonnées bancaires), de l'adresse électronique, du site web, des numéros de téléphone, de votre activité professionnelle, des coordonnées bancaires (pour les versements de PLP, de rentes et de capitaux), du questionnaire de santé et, le cas échéant, du dossier AI.
Le traitement des données peut découler de votre consentement, de l'exécution d'un contrat ou de démarches précontractuelles, de l'accomplissement d'exigence légales, de nos intérêts ainsi que d'autres bases juridiques pertinentes.
Afin que les employeurs affiliés puissent utiliser nos services de manière judicieuse et que nous puissions mettre en œuvre notre mandat de réalisation de la prévoyance professionnelle, il est indispensable que lesdits employeurs nous transmettent les données de leurs employés. Il arrive notamment que des données personnelles sensibles nous soient transmises dans le cadre de nos prestations et que nous les traitions. Nous n'utilisons les données qui nous sont transmises par les employeurs affiliés que dans le but convenu par contrat, à savoir pour l'exécution de la prévoyance professionnelle.
Pour assurer nos services, nous pouvons être amenés à transmettre à des tiers les données que nous avons reçues de vous directement, par l'intermédiaire d'un client ou de tiers. Il peut donc arriver que nous chargions des tiers (en particulier des prestataires de services, y compris des sous-traitants comme les exploitants de serveurs) de traiter vos données. Dans de tels cas, nous nous assurons par contrat que les tiers respectent également les dispositions légales en matière de protection des données.
En visitant notre site vorsorgefintec.ch, des informations sont automatiquement envoyées par le logiciel de navigation de votre terminal au serveur de notre site web. Ces informations sont temporairement stockées dans un fichier journal. Les informations suivantes sont enregistrées sans votre intervention et stockées jusqu'à leur suppression automatique:
Les données mentionnées ci-dessus sont utilisées par nous afin d'assurer une connexion sans difficultés au site web, une utilisation confortable de notre site, l'évaluation de la sécurité et de la stabilité du système, ainsi qu'à d'autres fins administratives. Le traitement des données est justifié par un intérêt prépondérant résultant des finalités énumérées ci-dessus. En aucun cas, nous n'utilisons les données recueillies dans le but de tirer des conclusions sur votre personne.
En outre, nous utilisons des cookies et des services d'analyse lors de la visite de notre site web. Vous trouverez des explications plus détaillées au ch. 15 de la présente déclaration de protection des données.
Communication à des fins d'information ou autres: nous vous envoyons des communications qui sont requises ou nécessaires à tous les clients, des notifications qui contiennent d'importantes informations et d'autres communications que vous nous avez demandées. Il n'est pas possible de se désabonner de ces communications. Vous pouvez toutefois, le cas échéant, adapter les médias et le format par lesquels vous recevez les notifications.
Nous ne collectons pas de données personnelles sensibles via notre site web (p. ex. données salariales, données sur la sphère intime, données concernant des opinions religieuses ou idéologiques personnelles, données de santé, etc.), ni n'établissons de profils de la personnalité sur la base des données collectées durant la visite de notre site web.
Il se peut toutefois, dans le cadre d'une relation client, que nous recevions de votre part ou collections auprès de vous des données personnelles particulièrement sensibles. Nous accordons une grande importance à la protection de vos données personnelles sensibles.
Nous pouvons établir des profils de la personnalité avec les données collectées dans le cadre de notre relation d'affaires, afin de pouvoir vous informer et vous conseiller de manière ciblée. A cet effet, nous utilisons des outils d'évaluation, grâce auxquels nous pouvons communiquer de manière appropriée.
Nous ne traitons vos données qu'à des fins précises et uniquement dans les cas autorisés par la loi, à savoir pour l'exécution du contrat établi entre Prévoyance FinTec et vous-même ou votre employeur, afin d'entretenir ou d'établir notre relation d'affaires avec vous. Les données des clients de nos partenaires contractuels peuvent également être traitées lors de l'exécution des contrats. Enfin, vos données pourront servir à l'exercice (ou à la défense) de droits légaux, à des fins de prévention ou d'élucidation de délits et autres comportements fautifs, ou encore pour garantir notre exploitation, informatique notamment.
Par ailleurs, nous traitons les données personnelles vous concernant ou concernant d'autres personnes aux fins suivantes, pour lesquelles nous avons un intérêt légitime:
La base juridique du traitement des données peut découler de votre consentement, de l'exécution d'un contrat ou de démarches précontractuelles, de l'accomplissement d'exigences légales, d'intérêts prépondérants de notre part ou de tiers, ainsi que d'autres bases juridiques pertinentes.
Si vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données personnelles dans des buts précis, nous traiterons vos données dans le cadre et sur la base de ce consentement, dans la mesure où nous n'avons pas d'autre base légale et qu'il nous en faut une. Toute autorisation octroyée peut être révoquée à tout moment. La révocation d'autorisations n'affecte pas la légalité des données traitées jusque-là.
Dans le cadre du traitement de données personnelles concernant la prévoyance professionnelle obligatoire, une base légale est nécessaire à cette activité qui relève du droit public. Dans ce contexte, les données personnelles ne sont traitées que dans le cadre de l'art. 17 LPD, en relation avec l'art. 85a LPP.
Dans le cadre de la fourniture de nos prestations et de la mise à disposition de notre site web, nous pouvons être amenés à faire appel aux services de tiers. Dans ce contexte, il se peut que nous chargions des tiers de traiter vos données personnelles. Dans certaines circonstances, nous pouvons également être obligés de divulguer vos données aux autorités ou à d'autres tiers, dont notamment:
Dans tous ces cas, nous respectons strictement les dispositions légales applicables sur la protection des données.
Le cas échéant, vos données personnelles peuvent également être transmises à des entreprises à l'étranger. Ces entreprises sont tenues, au même titre que nous, à la protection de vos données. Si dans le pays où les données sont transférées le niveau de protection des données n'est pas équivalent à celui de la Suisse ou de l'Union européenne (UE), nous nous assurerons contractuellement que le même niveau de protection qu'en Suisse ou dans l'UE soit garanti. Ceci peut se faire par le biais de clauses types de protection des données émises par la Commission européenne ou par une autorité de contrôle, de codes de conduite approuvés et autorisés, assortis d'obligations contraignantes et exécutoires pour leur destinataire, ou encore de mécanismes de certification autorisés, assortis d'obligations contraignantes et exécutoires pour leur destinataire.
Dans la mesure où des données sont traitées dans le cadre de la prévoyance professionnelle obligatoire, nous renvoyons encore aux art. 19 LPD et 85a LPP.
Vos données ne sont conservées que dans la mesure où elles sont nécessaires au but de leur collecte et dans la mesure où le droit applicable le permet, soit par exemple pour toute la durée de la relation d'affaires (depuis la formation du contrat, pendant son exécution, jusqu'à sa fin et au-delà, conformément aux obligations légales de conservation et de documentation).
En tous les cas, nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que les obligations légales de conservation existent ou que les délais de prescription pour d'éventuelles actions en justice n'ont pas expiré.
Nous attirons votre attention sur le fait que toutes les données enregistrées électroniquement sont régulièrement sauvegardées. Même si les données électroniques sont définitivement effacées, elles pourront le cas échéant être restaurées à partir de ces sauvegardes.
Nous prenons les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive. Cela comprend l'adoption de lignes directrices internes, des formations internes, des solutions de sécurité informatique et de réseau appropriées, des contrôles et des restrictions d'accès, etc. Les données sont exclusivement conservées sur des serveurs suisses.
La procédure SSL (Secure Socket Layer; «https») est utilisée pour la transmission des données sur notre site web.
Vous avez la possibilité de nous contacter par courriel. Votre adresse électronique, la date, le contenu et l'objet de votre courrier électronique ainsi que les coordonnées que vous avez fournies seront conservés aux fins de traitement de votre demande et en cas de demandes complémentaires de notre part, aussi longtemps que cela sera nécessaire pour traiter votre demande ou que la loi nous y oblige.
L'utilisation de courriels n'est pas techniquement sécurisée; il arrive que des courriels ne soient pas livrés. Lors de leur transmission, les courriels peuvent passer à travers les frontières, et cela même en cas de communication locale entre expéditeur et destinataire. La confidentialité des courriels ne peut être garantie en l'absence d'un cryptage suffisant. Les courriels non cryptés ne conviennent donc pas pour l'envoi d'informations confidentielles. Pour toutes ces raisons, Prévoyance FinTec utilise en vue de la transmission de données sensibles l'outil Swisstransfer, axé sur la protection des données, ou bien les plateformes mises à sa disposition par le client.
En nous transmettant un courriel, vous consentez à la communication par courriel, en pleine connaissance des risques mentionnés.
Vous avez en tout temps le droit d'obtenir gratuitement des renseignements sur vos données que nous avons traitées. Vous pouvez en particulier demander des informations sur la finalité de leur traitement, la catégorie de données personnelles, les catégories de destinataires de vos données, la durée de conservation prévue, etc. Vous avez également droit à la rectification des données incorrectes.
Veuillez s'il vous plaît nous contacter à cet effet. Vous trouverez nos coordonnées au ch. 14 de la présente déclaration de protection des données.
Si le traitement des données est fondé sur votre consentement, vous pouvez le révoquer à tout moment et demander la suppression de vos données personnelles. En outre, dans certaines circonstances, vous pouvez faire limiter le traitement de vos données à caractère personnel ou vous y opposer. Dans certaines circonstances, vous avez le droit d'obtenir les données personnelles vous concernant que vous avez mises à notre disposition (droit à la portabilité des données).
Si vous souhaitez faire usage de ces droits, veuillez prendre contact avec nous. Vous trouverez nos coordonnées au ch. 14 de la présente déclaration de protection des données.
Veuillez toutefois noter que nous sommes tenus par le droit commercial et fiscal de conserver les documents comptables pendant au moins dix exercices, voire davantage. Nous ne pouvons donc ni supprimer ni modifier les données personnelles contenues dans ces documents. Votre demande de suppression ne peut dans cette mesure s'appliquer qu'au traitement postérieur.
Si au moment de la réception de votre opposition, de votre révocation ou de votre demande de suppression, nous vous fournissions encore des services, vos données à caractère personnel continueront d'être traitées jusqu'à la cessation complète de la relation d'affaires. Votre révocation en vertu de la loi sur la protection des données n'a expressément aucune influence sur les relations contractuelles existantes, et n'est pas considérée comme un motif extraordinaire de révocation.
Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de protection des données en tout temps et de dûment informer les clients et les utilisateurs des changements effectués.
Les modifications apportées à cette déclaration de protection des données entrent en vigueur au moment de leur publication sur notre site web. La version actuelle publiée sur notre site web fait foi. Le traitement des données personnelles collectées dans le cadre d'une ancienne déclaration de protection des données est effectué conformément à cette déclaration de protection des données.
En cas de questions concernant cette déclaration de protection des données ou vos données personnelles, nous nous tenons volontiers à votre disposition à l'adresse vorsorge@vorsorge-fintec.ch ou par téléphone au n° 031 313 02 02.
Par ailleurs, vous pouvez en tout temps faire part de vos demandes à notre conseillère externe en protection des années, Madame Corina Ingold, Dr en droit, Häusermann + Partner AG, Berne, par courriel(datenschutz@haeusermann.ch) ou par téléphone (031 326 51 30).
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La version originale est en langue allemande.
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